Rekisteriseloste henkilöstö


1. Rekisterinpitäjä

Nimi

Kaivinkone ja Maansiirto Rikamat Oy

Yhteystiedot

Kuormaajantie 23, 40320 Jyväskylä
puh. 020 743 8320
sähköposti: rikamat@maansiirtorikamat.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi

Jaana Lehtonen

Yhteystiedot

Kuormaajantie 23, 40320 Jyväskylä
puh. 0400 294 350
jaana@maansiirtorikamat.fi

3. Rekisterin nimi

Henkilöstörekisteri DevPro3 sekä Talenom Online

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään henkilöstön työsuhteisiin liittyvien asioiden hoitamiseen, kuten työsuhteiden sisällön ja ehtojen määrittämiseen, palkka-asioiden hoitamiseen ja muiden työnantajan velvoitteiden, kuten työterveydenhuollon järjestämiseen, työajan ja poissaolojen sekä työtehtävienhoitamisen seurantaan sekä työsuhteiden päättämiseen liittyviin toimenpiteisiin. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään myös rekrytointiin liittyviin toimenpiteisiin sekä yhdistyksen hallituksen toimintaan. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä muiden lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia työntekijöiden työsuhteiden kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen:

Perustiedot, kuten

  • etu- ja sukunimi
  • henkilötunnus
  • kotiosoite
  • pankkiyhteystiedot
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero

Työsuhteeseen liittyvät perustiedot, kuten

  • työhakemus ja työnhakuprosessiin sisältyvät muut tiedot, koulutus- ja tutkintotiedot
  • työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
  • työsopimus ja sen sisältämät ehdot, kuten palkka ja työaika
  • sovellettava työehtosopimus
  • työtehtävien sisältö ja titteli
  • veroihin ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot
  • työntekijän vakuuttamiseen liittyvät tiedot
  • kilometrikorvaukset
  • työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot ja työtodistukset

Työtehtävien hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, kuten

  • pätevyystiedot sekä kouluttautumiseen liittyvät tiedot
  • sairauspoissaolot
  • vuosilomat, vanhempainvapaat, hoitovapaat sekä muut poissaolot

Työvälineisiin liittyvät tiedot, kuten

  • työntekijälle myönnetyt avaimet, käyttöoikeudet sekä käyttäjätunnukset ja salasanat työnantajan sähköisiin järjestelmiin ja rekistereihin
  • työntekijälle osoitettujen työvälineiden, kuten tietokoneiden ja mobiilien päätelaitteiden sekä kulkukorttien, avainten tai muiden vastaavien tunnistetiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös aikaisemmalta työnantajalta tai henkilöstövuokraajalta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön asettamia vaatimuksia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Internet-palvelinten tietokannat ovat suojattu palomuureilla, henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. DevPro3:ssa sekä Talenom Onlinessä tietojen katselua rajoitetaan käyttäjärooleilla. Käyttäjä voi katsella vain omaa työtehtäväänsä vastaavan käyttäjäroolin mukaisia tietoja. Tietojen tallentamisesta ja muuttamisesta jää merkintä järjestelmän lokiin.

Manuaalisia aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).